CLEANING ORGANIZATION

CONCEPT  OF CLEANING 

Cleaning  is  the  removal  of  dust,  dirt,  foreign  matter,  tarnish,  stains  from  various  surfaces  with the  aid  of  certain  cleaning  agents.  And  equipment.  Dust,  dirt  and  foreign  matter  deposited  on  a surface  are  referred  to  as  soil.  This  may  include  substances  such  as  sand,  mud,  pollutants,  smoke and  fumes  brought  into  the  building  from  outside.  Some  types  of  soil,  such  as  sewage,  hair,  dead skin  cells  and  fibers  shed  from  the  clothing  are  generated  by  the  occupants  of  a  building. 

Cleaning  is  carried  out  for  the  following  reasons: 

Aesthetic  Appeal :  the  environment  is  made  visually  attractive  and  appealing 

Hygiene :  effective,  frequent  cleaning  controls  the  growth  and  reproduction  of  pathogenic bacteria  another  germs.

Maintenance : Surfaces  and  articles,  however  good  in  quality,  will  have  a  long,  functional  life only  when  they  are  cleaned  on  a  regular  basis. 

Safety: Cleaning  is  done  for  safety  against  health  hazards,  and  slip  hazards. 

Types  of  soils 

soil  is  the  collective  term  for  deposits  of  dust,  dirt,  foreign  matter,  tarnish  and  stains.

 

Dust :  this  is  composed  of  loose  particles  deposited  from  the  air.  It  contains  both  organic  (human and  animal  hair,  dead  skin  cells,  particles  of  excreta,  pollen  from  plants  and  so  on)  and inorganic  (sand,  dry  earth)  matter.  Although  dust  is  light,  it  is  heavier  that  air  thus  settles  readily on  any  surface. 

Dirt :  this  implies  dust  held  together  firmly  by  moisture  or  grease  on  rough  surfaces. 

Tarnish :  this  is  a  discoloring  or  deposition  on  a  metal  or  alloy  surface  caused  by  chemical reaction  with  certain  substances  found  in  air,  water  and  foodstuffs.  Each  metals  gets  a  different type  of  tarnish  when  exposed  for  too  long  to  these  substances.  For  instance,  iron  gets  a reddish-brown  rust,  copper  gets  greenish  deposit  of  verdigris,  and  silver  gets  blackened.  There are  different  methods  for  the  removal  of  tarnish  from  different  metals. 

Stain :  this  is  a  discoloration  caused  on  a  hard  or  soft  surface  by  a  substance  containing  dyes, proteins,  acids,  or  alkalis.  Stains  are  difficult  to  remove  by  routine  cleaning  processes.  Any  stain must  be  removed  as  soon  as  possible  by  using  powders  to  absorb  it,  solvents  to  dissolve  it  ,  or  an acidic  or  alkaline  cleaner  to  neutralize  it 

Foreign  Matters: These  may  be  dead  flowers,  contents  of  wastepaper  baskets  and  ashtrays,  as well  as  stains  from  the  deposition  of  foreign  substances. 

STANDARD OF CLEANING: 

Depending  on  the  purpose  of  the  area  and  surfaces  to  be  cleaned,  various  standards  of  cleaning may  be  imposed.  Once  a  standard  has  been  established,  there  should  be  strict  adherence  to  the cleaning  methods  required  and  efficient  training  and  supervision  is  called  for.  There  may  be different  standards  of  cleaning  for  different  surface  and  areas. 

PHYSICALLY CLEAN: When  this  standard  is  set,  the  area  or  surface  is  supposed  to  be  free  from  apparent  dust  and  dirt, as  when  wiped  by  hand. 

CHEMICALLY CLEAN: This  standard  means  that  the  area  should  be  free  from  harmful  chemicals  on  the  surface  and  in the  surrounding  air. 

BACTERIOLOGICALLY CLEAN: To  meet  this  standard,  the  surface  should  be  free  from  any  harmful  bacteria  that  may  cause disease  or  infection.  This  is  referred  to  as  “clinical  standard  “  as  most  hospitals  follow  this standard  for  their  general  wards. 

ENTOMOLOGICALLY CLEAN: This  means  that  the  area  should  be  free  from  harmful  insects  or  pests. 

OSMOLOGICALLY CLEAN: This  cleaning  standard  demands  that  the  surfaces  and  areas  should  be  free  from  any  organic  or inorganic  matter  that  may  emit  an  odor. 

TERMINALLY CLEAN: This  refers  to  the  standard  of  cleaning  usual  in  operation  theaters  and  intensive  care  units  in hospitals,  where  surfaces  need  to  be  constantly  sanitized  against  all  kinds  of  pathogenic microbes. 

Principles  of  cleaning 

These  are  the  basic  rules  to  follow  in  any  kind  of  cleaning  activity,  whatever  the  nature  of surface  or  the  soil. 

1. All  soil  should  be  removed  without  harming  the  surface  being  cleaned  or  the surroundings  surfaces. 

2. The  surface  should  be  restored  to  its  original  state  softer  the  cleaning  process. 

3. The  cleaning  process  should  be  efficient,  using  a  minimum  of  equipment,  cleaning agents,  labor  and  time. 

4. The  simplest  method  should  be  tried  first,  using  the  mildest  cleaning  agent. 

5. The  cleaning  methods  least  harmful  for  the  surface  should  be  used. 

6. Cleaning  should  proceed  from  high  to  low  wherever  possible. 

7. When cleaning  an  area,  start  with  the  cleaner  surfaces  and  articles  and  then  go  on  to clean  the  more  heavily  soiled  ones,  so  as  to  prevent  the  spread  of  soil  from  dirty  to cleaner  surfaces. 

8. while  wet-cleaning  or  polishing  the  floor  ,  the  cleaner  should  walk  backwards  while cleaning  in  front  of  him 

9. Suction  cleaning  should  be  preferred  over  sweeping  wherever  possible. 

10.  Sweeping  should  be  done  before  dusting  ,and  dusting  before  suction  cleaning 

11.  Noise  levels  while  cleaning  should  be  kept  as  low  as  possible. 

12.  Stains  should  be  removed  as  soon  as  they  occur 

13.  The  cleaner  should  take  all  safety  precautions  while  cleaning.  In  particular,  cleaning agents  and  equipment  should  be  stacked  neatly  to  one  side. 

14.  The  cleaner  should  start  cleaning  from  the  farthest  end  of  an  area,  working  towards  the exit. 

15.  after  the  cleaning  process  is  over  ,  all  equipment  should  be  washed  or  wiped  as applicable  ,  dried  and  stored  properly  ;  cleaning  agents  should  be  replenished  and  stored  ; waste  discarded  ;and  the  area  left  neat  and  tidy. 

Cleaning  Schedules  – 

⦁ Inial–This is the cleaning carried out in any area that has been closed for a long period, e.g. fro renovaon, refurbishment, etc. This will be a thorough cleaning where all soil  and  dust  le  by  workmen  will  be removed. 

⦁ Roune –This is cleaning that is carried out on a regular basis. It can be daily, weekly, fortnightly or monthly. If schedules are stuck to, high standards can be maintained at low cost. 

⦁ Periodic –This is work carried out at certain mes of the year, usually during slackseason or when the hotel is closed for renovaon or redecoraon. It entails in-depth cleaning where dirt is not allowed to build up excessively. E.g. cleaning of chandeliers quarterly. 

Methods  Of  Cleaning 

I. Team cleaning –Two or more staff work in a given area either together or as a team and  carry  out  the  different  tasks  in  one  area.  

ADVANTAGES: 

• Equipments can  be  shared. 
• Heavy  work  can  be carried  with  ease. 
• New staff can  be trained  easily. 
• Increased  producvity. 

DISADVANTAGES:

• In case of any damage to the equipment, no one can be  held responsible. 
• Standards can get lowered if proper supervision  is missing. 
• While training, new staff can pick up bad habits. 
• Due to mis-understanding some work can get le  out. 
• If there are any clashes between staff, working together can  be a disadvantage. 

II. Convenonal cleaning –One worker is alloed an area, and aer he finishes the  area,  he  moves on  to  the next. 

ADVANTAGES: 

•  Improved security. 
•  More job sasfacon. 
•  Standard of work is higher if the individual  is efficient. 
•  Training is simplified.

 DISADVANTAGES: 

•  Each area takes longer to get cleaned. 
•  Maybe more expensive. 
•  Each staff will have to be given equipment, hence more equipment required. 
•  May be too rigid. 

III. Block method –Oneparcular staff is given the responsibility to carry out a single job in all the areas. Aer finishing the given job he moves on to adifferent job. E.g. one staff maybe making the beds of all the rooms on the floor and then he goes on to hoover all the  carpets  on  the  floor; the  next  person  dusts and  replenishes supplies,  etc. 

ADVANTAGES: 

•  Less equipment is required. 
•  Is cheaper to operate. 

DISADVANTAGES: 

• Security is weakened as lots of people enter the room. 
• More disturbances to the guest if he’s in  the room during room cleaning. 
• May-be monotonous for staff. 

The  various  types  of  cleaning  processes  are  as  described  below: 

Manual  methods:

These  do  not  call  for  mechanized  or  electronic  equipment. 

SWEEPING:

• This  is  done  to  collect  dust  when  the  floor  surface  is  too  rough  for  a  dust  mop. 
•  Push  brooms  are  used  for  large  areas  and  corn  brooms  are  best  for  corners  and  tight  spaces. 
•  Sweeping  is  not  he  most  efficient,  hygienic,  or  advanced  way  of  removing  dust,  as  so  much  of it  becomes  airborne. 
•   Sweeping  has  in  many  cases  been  replaced  by  the  use  of  suction  cleaners  now.  Sweeping  with a  dry  mop  is  called  ‘mop-sweeping’. 

Equipment  required:  Broom,  dust  pan,  dust  bin  for  collection  of  dust. 

DUSTING: This  task  requires  a  systematic  and  orderly  approach  for  efficiency  and  ease. 

•   Room  attendants  should  start  dusting  at  the  door  and  work  clockwise  around  the  room.  This minimizes  the  chances  of  overlooking  a  spot.fold  the  duster  three  times  and  then  thrice  again. This  gives  you  18  clean  folds,  making  the  duster  more  effective. 
•   The  duster  should  be  of  soft,  lint-  free  cloth.  Old  rogs  should  not  be  used  as  they  leave  their own  dust  and  lint. 
•   While  dusting,  it  should  be  start  from  the  highest  surface  so  that  dust  does  not  fall  on  items already  cleaned. 
•   When dusting  solution  is  used  it  should  be  sprayed  on  the  cloth  not  on  the  surface  as  it  can stain  or  cause  stickiness. 
•  The  duster  should  be  always  carried  away  carefully  when  the  task  is  finished. 

Equipment  Required:  Cloth  duster,  feather  duster  and  dusting  solution  if  necessary. 

DAMP DUSTING 

this  is  the  most  preferred  way  of  cleaning  in  hotels  as  surfaces  can  be  wiped  as  well  as  dusted, removing  any  sticky  or  dirty  marks  at  the  same  time. 

A suitable  lint-  free  cloth  at  the  correct  level  of  dampness  should  be  used  so  as  to  avoid  leaving any  smells. 

Equipment  and  agents  required:  Cloth  duster,  water,  plastic  bowl  and  a  neutral  detergent  if necessary. 

DUST  MOPPING/DRY MOPPING/MOP SWEEPING: 

This  is  the  preferred  way  to  remove  dust,  sand  or  dirt  from  a  floor.  If  these  substances  are  not removed  from  the  floor  on  a  daily  basis,  they  will  continually  scratch  the  surface  finish, diminishing  its  lusture  and  will  eventually  penetrate  down  to  the  floor  itself. 

•  Dust mopping  is  done  with  a  dust  –control  mop  that  may  or  may  not  be  wet  with  a cleaning  solution. 
•  Using such  a  solution  stops  the  dust  from  rising. 
•  While dust-  mopping,  use  figures  –of  –eight  strokes  and  keep  the  mop  head  on  the  floor at  all  times. 
•  Do  not  drag  the  mop  straight  backwards.  On  finishing  each  figure  of  eight,  swivel  the mop  around  and  on  the  return,  pass  and  overlap  the  areas  that  have  been  wiped  by  about 8  inches. 
• When  sweeping  in  open  spaces,  clean  in  long  straight  lanes,  covering  the  whole  area  by moving  up  and  down. 
• Use a dust  pan  to  sweep  up  accumulated  thrash. 
• Always carry  the  mop  head  upward  very  carefully  after  you  have  done  and  then  shake into  a  bag  to  clean.
•  Dust-  mopping  removes  gross  soil  but  also  redistributes  and  leaves  behind  large  amount of  fine  particles. 

Equipment  Required:  Dust  –control  mop,  dust  pan,  dust  –collection  bag,  and  dust  bin. 

WET MOPPING /DAMP MOPPING : A damp moping  is  used  to  remove  spills  and  soil  that  were  not  removed  during  the  dry  removal process.  

Wet  –mopping  will  remove  light  to  heavy  soil  from  the  floor  surface,  which  could otherwise  become  sticked  in  the  surface.  Or  collected  in  the  seal  or  finish. 

•  Before  the  floor  can  be  wet-  mopped,  it  must  first  be  dust-mopped. 
•  Add neutral  or  mildly  alkaline  detergent  to  the  mop  water  for  wet-mopping. 
•  The  detergent  used  must  be  of  variety  that  needs  no  rinsing,  or  else  spray  diluted detergent  from  a  spray  bottle  and  mop  with  a  damp  mop. 
•  If using  mop  water,  immerse  the  mop  in  the  bucket  and  wring  it  out  until  it  is  only damp.
•   First  finish  mopping  near  the  baseboards  in  smooth  strokes.  Then  mop  the  entire  area with  figure-eight  strokes. 
•   The  water  in  the  basket  should  be  changed  when  it  becomes  dirty. 
• A brush  may  be  used  for  stubborn  spots  and  a  squeegee  should  be  used  to  help  speed the  drying  of  the  floor. 

Equipment  Required:  Wet  mop  and  bucket  or  mop-wringer  trolley. 

MANUAL SCRUBBING: For  modern  surfaces,  very  little  hand-  scrubbing  is  required. 

• Scrub gently  in  straight  lines  away  from  yourself,  working  backwards 
• Rinse  well  in  order  to  remove  any  detergent  from  the  surface. 
• Use  a  squeegee  to  clear  away  excess  rinse  water  .follow  up  with  mopping. 
• Equipment  Required:  Long-handled  scrubbing  brush,  mild  detergent,  bucket,  squeegee, water  and  mop. 

MANUAL POLISHING : 

•  Apply the  polish  sparingly. 
•   Use  cotton  rags  to  apply  polish  and  a  cloth  for  buffing. 
•   Use  a  soft  brush  for  carved  articles  to  get  the  polish  into  crevices. 
•  Use the  polish  appropriate  for  a  particular  surface. 
•   For,  instance,  proprietary  polishes  for  metals  –Brasso,  Silvo,  and  so  on-  should  be  used on  these  surfaces. 

 Equipment  Required:  Proprietary  polish  and  cotton  rags. 

SPOT  CLEANING 

This  refers  to  the  removal  of  stains  from  various  kinds  of  hard  and  soft  surfaces. 

•  To remove  a  localized  stain,  the  whole  surface  need  not  to  be  treated  with  stain-removal agents. 
•   Just  the  area  where  the  stain  discolors  the  surface  is  treated  and  cleaned  in  the  process of  spot  cleaning 
•  Spot cleaning  may  be  used  as  a  cleaning  method  on  walls,  fabrics,  carpets  or  floorings.

 Mechanized  methods:

 These  utilize  equipment  powered  by  electricity  as  well  as  mechanical  gadgets 

SUCTION CLEANING

• This is the  basic  and  preparatory  step  to  all  other  mechanized  procedures  and  should  be performed  regularly. 
• Very  often  it  must  also  be  repeated  at  the  end  of  these  processes. 
• The goal  is to  remove  as  much  dry  soil  as  possible  so  that  it  does  not  spread,  scratch  the finish  or  damage  the  surface. 
• Vacuuming  with  high-filtration  machines  is  the  most  complete  method  of  dry  –soil removal  as  it  picks  up,  packages  and  removes  soil  without  spreading  it  around. 
• Wet- vaccum  cleaners  are  now  available,  which  help  to  mop  up  water  from  floors  as well.  These  are  usually  dual-function  machines  that  can  be  used  for  both  wet  and  dry work.  Extraction  machines  for  cleaning  carpets  also  work  on  the  principle  of  suction. 

Equipment  Required:  Wet/dry  vaccum  cleaner  with  attachments  and  mild  detergent  for wet-cleaning  if  necessary. 

SPRAY BUFFING: 

•  This process  uses  a  175-or  300  rpm  (revolutions  per  minute)  floor  machine  and  a  soft pad  or  brush. 
• The operator  sprays  a  light  mist  of  a  commercial  cleaning  preparation  or  detergent  and  a finishing  solution  in  front  of  the  machine. 
• As the machine  goes  over  the  area,  soil,  scuff,  light  scratches  and  marks  are  removed and  the  shine  is  restored  to  the  surfaces. 
• Vacuuming  or  dust-  mopping  is  a  follow-up  step  to  remove  loosened  dirt. 

Equipment  Required:  175-or  300  rpm  buffing  machine  with  bag  pad,  spray  bottle, detergent  and  finishing  solution. 

POLISHING 

• This process  uses  a  175-1500–rpm  floor  machine  and  a  soft  pad  or  brush  to  remove some  soil  and  put  the  shine  back  in  the  finish. 
• Vacuuming  or  dust-mopping  should  be  carried  out  as  a  follow  up  step  to  remove loosened  dirt 

Equipment  Required:  175-1500-rpm  floor  machine  and  soft  pad  or  brush. 

BURNISHING 

• This process  uses  as  ultra  high  –speed  floor  machine  (1500-2500  –rpm)  to  restore  a  deep gloss  to  the  floor  finish. 
• since  the  finish  is  ‘tempered’  by  the  friction  and  heat  produced  by  the  burnishing machine,  the  floor  looks  better  for  a  longer  time,  which  reduces  costs  by  extending  the time  between  the  scrubbing  and  stripping  cycles. 
• Vacuuming  or  dust-mooping  and  damp-mooping  are  preparatory  steps  and  should  also be  used  as  follow-  up  procedures  to  remove  loosened  dirt. 

Equipment  Required:  1500-2500-rpm  floor  machine 

SCRUBBING 

• This process  removes  embedded  dirt,  marks,  deeper  scuffs  and  scratches  from  the  floor along  with  some  of  the  finish. 
• The type  of  pad  or  brush,  the  type  of  detergent,  the  water  temperature  and  the  weight and  speed  of  the  machine  all  determine  whether  the  process  is  considered  light  or  heavy scrubbing. 
• Determine  whether  the  process  is  considered  light  or  heavy  scrubbing.  For  instance aggressive  pads,  higher  -pH  detergent  solutions  and  fast,  heavy  machines  perform  the deepest  scrubbing. 
•  Light  scrubbing  removes  just  one  or  two  coats  of  finish. 
•  Heavy  scrubbing  removes  all  or  most  of  the  finish,  down  to  the  protective  sealing  coat. 

  Equipment  Required:  floor  maintenance  machines  with  a  green  pad. 

STRIPPING 

This  is  a  very  aggressive  process  that  can  and  should  remove  all  of  the  floor  finish  and  sealer, leaving  a  bare  floor  ready  for  re-finishing.  a  strong  stripping  agent,  a  coarse  pad  or  brush,  hot water,  and  intensive  labour  make  stripping  a  costly,  time-  consuming  and  sometimes  even hazardous  process,  which  should  be  used  only  when  no  other  process  will  achieve  the  desired results.  Diligent  use  of  other  maintenance  procedure  delays  the  need  for  stripping. 

Equipment  Required:  Floor-maintenance  machine  with  a  black  –pad. 

LAUNDERING 

This  is  the  cleaning  method  used  for  washable  fabrics.  it  is  process  in  which  soil  and  stains  are removed  from  textiles  in  an  aqueous  medium.  it  involves  the  sub  –routines  of  washing, bleaching  ,  drying  and  pressing  all  carried  out  using  specialized  laundry  equipment  and cleaning  agents  called  ‘laundry  aids’. Other  sub-processes  such  as  spot-cleaning,  starching  and  softening  may  also  be  involved. 

DRY-CLEANING 

This  is  the  method  in  which  soil  and  stains  are  removed  from  textiles  in  a  non-aqueous  medium for  e.g.  aviation  petrol  of  per-chloro-ethylene. 

SPECIAL  CLEANING SCHEDULES 

Housekeeping  department,  along  with  the  regular  or  daily  cleaning,  requires  special  schedules for  particular  period  of  time.  Mostly  these  are  divided  into  following  categories  depending  upon the  time  period  required  between  each  cleaning. 

WEEKELY CLEANING SCHEDULES:

 Mostly  the  time  consuming  tasks  are  placed  under  this  category  which,  must  be  done  at  least once  in  a  week  and  cannot  be  undertaken  on  a  daily  basis.  a  record  of  the  weekly  schedule  is done  in  a  weekly  cleaning  format.  Some  of  the  weekly  jobs  are  as  follows 

1. Polishing  of  brass  ware,  metal  work,  fitting  and  fixtures. 

2. Scrubbing  of  bathroom  tiles. 

3. pest  control  of  the  rooms  and  floors 

4. laundering  of  the  shower  curtains 

5. Cleaning  of  windows  from  outside. 

6. Replacing  of  furniture  and  proper  vacuum  cleaning  of  the  carpet  below  them. 

7. Changing  paper  under  liners,  cupboard  liners  etc. 

8. Cycling  of  potted  plants  in  the  rooms 

9. Cleaning  of  the  balconies  and  terraces. 

10.   Polishing  of  wood  paneling  and  wooden  floors  if  existing. 

SPRING  CLEANING 

This  is  a  thorough  cleaning  schedule,  which  requires  a  section  of  the  floor  to  be  put  on  out  of order  status  and  the  rooms  are  completely  cleaned.  Spring  cleaning  is  mostly  undertaken  once in  a  year.  In  the  hotels  with  high  turnover  do  it  even  twice  in  a  year.  Spring  cleaning  involves following  tasks.

1. Removing  of  all  furniture  and  potted  plants  from  the  rooms. 

2. complete  cleaning  and  shampooing  of  the  room  carpets 

3. Complete  cleaning  and  servicing  of  the  bathroom  fittings  if  required. 

4. Checking  and  rewriting  of  the  electrical  fittings  if  required. 

5. polishing  of  the  furniture  ,  brass  ware  ,  metal  works  and  woos  paneling 

6. repair  of  furniture  and  upholstery 

7. washing  of  bed  cover 

8. Removal  of  rugs  and  sending  them  for  washing. 

9. removal  of  heavy  and  light  curtains  and  sent  in  the  laundry 

10.   Removal  of  spots  on  the  walls  and  floors  of  the  rooms.